Inleiding
Om meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead schrijft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voor om vanaf 2017 een apart overzicht op te nemen van de overhead. Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Te denken valt aan kosten m.b.t. P&O, financiën, huisvesting en bestuursondersteuning. Deze kosten mogen niet meer worden toegerekend aan de directe taakvelden/programma’s. De overhead wordt vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het totaal van de overhead alsmede de verrekening binnen de begroting.
Specificatie van de overhead
De kosten van overhead kunnen als volgt gespecificeerd worden (x € 1.000):
Raming 2017 | Gewijzigde begroting | Realisatie 2017 | |
Huisvesting | 628 | 623 | 610 |
Informatievoorziening en automatisering | 1.452 | 1.322 | 1.158 |
Personeel | 5.885 | 5.465 | 5.706 |
P&O / HRM | 667 | 1.072 | 545 |
Facilitaire zaken | 623 | 623 | 506 |
Juridische zaken | 176 | 176 | 155 |
Overige | 288 | 403 | 371 |
Subtotaal | 9.719 | 9.686 | 9.050 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | -/- 932 | -/- 932 | -/- 819 |
Totaal | 8.787 | 8.754 | 8.231 |
Huisvesting
Betreft de kosten voor ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen organisatie. Dit betreft dus voornamelijk het gemeentehuis in Vlijmen, het gemeentehuis in Drunen en een deel van de werf waar kantoorruimte in gevestigd is. Kosten bevatten onder andere energiekosten, onderhoud en schoonmaak. Daarnaast is een deel van de kosten van de buitendienst verantwoord onder huisvesting aangezien dit betrekking heeft op het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in gebruik voor de eigen organisatie.
Informatievoorziening en automatisering
Betreft de kosten voor aanschaf, onderhoud en licenties van hard- en software, systeem- en netwerkbeheer, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers voor zover niet toe te rekenen aan het primaire proces. Hiervoor zijn alle applicaties doorgenomen en waar mogelijk toegerekend aan het primaire proces. Het restant is verantwoord onder de overhead. Dit geldt ook wanneer een contract betrekking heeft op meerdere applicaties ten behoeve van het primaire proces.
Personeel
Betreft de loonkosten van personeel voor zover deze niet actief zijn in het primaire proces. De verdeling wordt gemaakt op basis van de urenramingen. Hierbij worden de uren besteed aan onder andere financiën, communicatie, juridische zaken, P&O, ICT en bestuursondersteuning onder de overhead verantwoord. Overeenkomstig de voorschriften van het BBV zijn hierbij ook de volledige loonkosten van directie en management opgenomen.
P&O/HRM
Dit betreft de kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer. Hierbij valt te denken aan opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, werving en selectie, loopbaan- en mobiliteitsadviezen, arbo beleid en het voeren van de salarisadministratie.
Facilitaire zaken
Betreft de kosten die voorheen vielen onder de kostenplaats interne dienst, bijvoorbeeld verzekeringen, abonnementen en telefoonkosten.
Juridische zaken
Betreft de externe kosten gerelateerd aan juridische zaken waaronder juridische advieskosten, kosten met betrekking tot BIBOB, bezwarencommissie en leges en griffie kosten.
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten
Er is een uitzondering gemaakt voor grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. De overhead mag wel nog worden toegerekend aan deze activiteiten door dit als negatieve last in de overhead mee te nemen. Het saldo dat gepresenteerd wordt onder de overhead is daarom een netto bedrag. De toerekening heeft plaatsgevonden op basis van het aantal uren dat geraamd is ten laste van de grondexploitaties en kredieten. Voor deze uren is een opslag voor de overhead berekend en verwerkt in de begroting. De opslag is berekend door de totale (bruto)overhead te delen door het aantal uren dat geraamd wordt ten laste van het primaire proces, inclusief kredieten.
Toelichting begroot na wijziging versus realisatie 2017
Voornaamste verschillen
Informatievoorziening en automatisering | |
De deelname aan de Software coöperatie was wel begroot, maar de gemeente Heusden was in 2017 nog geen lid. | 25.000 |
Er zijn minder onderhoudskosten besteed aan het zaaksysteem, | 90.000 |
Kosten geraamd met betrekking tot implementatie en onderhoud inzake e-digid, zijn niet uitgegeven. Hierbij wordt ingespeeld op de veranderende rol van overheid en verwachtingen van het individu in de digitale wereld, rekening houdend met op handen zijnde wetswijzigingen op het gebied van data- en privacybescherming. | 35.000 |
Personeel | |
Er zijn meer uren doorbelast naar overhead dan begroot. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door een hogere productiviteit. | -394.000 |
De uitgaven van het centrale flexbudget zijn lager dan begroot. | 153.000 |
P&O / HRM | |
De werkgeverslasten met betrekking tot salaris zijn lager dan begroot. | 330.000 |
De uitbetaling van het vakantiegeld over de periode juni tot en met december 2016 heeft in mei 2017 in verband met de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB) plaatsgevonden. De werkelijke lasten waren lager dan geraamd. | 70.000 |
De ontvangsten met betrekking tot diverse uitkeringen zoals ziektewet en zwangerschapsgelden zijn hoger dan geraamd. | 31.000 |
De uitgaven van de werkkostenregeling zijn lager dan geraamd. | 17.000 |
De werkelijke kosten met betrekking tot opleidingen zijn lager dan geraamd. | 19.000 |
De werkelijke reis- en verblijfskosten zijn lager dan geraamd. | 25.000 |
Facilitaire zaken | |
Er heeft een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden met betrekking tot telefonie. Dit heeft geleid tot een besparing. | 70.000 |
Door meer digitalisatie is er minder uitgegeven op drukwerk en kopieerkosten. | 12.000 |
Verzekeringen | 17.000 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | |
Doordat er minder uren zijn doorbelast naar bouwgrond en kredieten ontstaat er op overhead een nadeel. De overhead mag namelijk worden doorgerekend naar grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. Op het moment dat er minder uren hiervoor worden gemaakt dan veroorzaakt dit een nadeel in de exploitatie. | -113.000 |
Overige verschillen | 136.000 |
Saldo verschil | 523.000 |
Dekking van de overhead
In de begroting is alleen overhead toegerekend aan de grondexploitaties en kredieten. De overhead zal verder vanuit de algemene dekkingsmiddelen gedekt moeten worden. Uitzondering hierop zijn de activiteiten waarvoor kostendekkende tarieven gerekend mogen worden zoals afval en riolering. Aangezien in de programma’s alleen de kosten worden opgenomen van het primaire proces is het niet mogelijk om de tarieven die berekend mogen worden hieruit te halen. De overhead mag aan deze activiteiten extracomptabel worden toegerekend.
Aangezien de toerekening aan de tarieven extracomptabel gebeurd, is deze niet af te leiden uit de begroting. In de paragraaf lokale heffingen is daarom toegelicht welk aandeel van de overhead wordt toegerekend aan deze activiteiten. De hoofdregel voor toerekening is dat deze plaats vindt op basis van het aandeel van de betreffende lasten in de totale lasten.